社内メールは御社が業務上の必要性に基づき業務上利用するため施設されているものですから、社員が業務上の利用の範囲を超えて正当な理由なく私的にメールを使用する場合には、これをやめるよう求めることができるのは当然です。
そのためメールの内容を閲覧することも必要かつ相当な限度で認めらます。例えば、ある社員が社内メールを不正に利用していると認められる蓋然性が高く、これを疑わせる合理的客観的事由が認められるなら、社内メールを閲覧、検閲することもプライバシー侵害を構成するものではなく、違法とは評価されないでしょう。
ただし、社員との間でトラブルが生ずる可能性もありますから、社内報でメールの私的利用を禁止することを予め公示しておくべきでしょう。
また、社内メールを使用していることを理由に社員を懲戒する等の場合は、就業規則で懲戒の種別及び懲戒事由を設けておくとともに、その内容を周知する等の手続的措置をとることが大切です。また、懲戒も非違行為との関係で相当な限度にとどめることが大切で、社内メールを私的に使用していたとの理由だけで減給や降格等の処分を下す場合には、私的利用の度合いが高く悪質である等非違行為の重大性が伴わなければならず、予めその証拠資料を保全した上で処分することが大切となります。社員がメールを不正に利用していることでお悩みでしたら労務管理のアドバイスは京都双葉法律事務所に是非ご相談を！